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Entrada en vigor de la obligatoriedad de uso de la Factura electrónica con las AAPP. ¿Estamos Preparados?

1_-_entrada_en_vigor.jpgMuchos clientes nos han solicitado ampliar la información sobre esta noticia. A continuación respondemos a algunas de las preguntas planteadas con mayor frecuencia.

 

¿CUANDO ENTRA EN VIGOR?

El pasado jueves 15 de enero de 2015 ha entrado en vigor la ley “Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público” por la que todos aquellos proveedores de las Administraciones Públicas deberán obligatoriamente emitir facturas electrónicas. Para las facturas inferiores a 5000 euros no será obligatorio la presentación en formato electrónico, pero si es muy recomendable que se utilicen para agilizar y controlar el pago.

 

¿A QUIEN AFECTA?

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

  • Administración General del Estado (Estatal).
  • Comunidades Autónomas (Autonómica).
  • Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Y también a:

  • Organismos autónomos.
  • Universidades Públicas.
  • Entidades de derecho público.
  • Órganos constitucionales.
  • Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Solo se exceptúan de la obligación de emitir la factura electrónica las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.

 

¿Qué FORMATO TIENE QUE TENER UNA FACTURA ELCTRÓNICA?

El formato que deberán utilizar es el denominado Facturae_

  • Estar escritas en un lenguaje informático determinado.
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica
  • Identificar a la administración pública que sea el destinatario de la factura.

Además. Como todas las facturas dirigidas a las AAPP, deben incluir campos como:

  • La identificación de la oficina contable
  • El órgano Gestor
  • La Unidad Tramitadora

 

¿COMO SE CREA UNA FACTURA ELECTRÓNICA PARA LAS AAPP?

Para CREAR una factura electrónica para las Administraciones Públicas existen dos opciones:

  • Mediante un programa informático que cree y envíe directamente facturas electrónicas.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica

 

¿COMO SE ENVÍAN LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS?

Las facturas electrónicas se ENVIAN a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado (denominado FACe), las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, a través de internet, que funciona como una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración.

Los FACe permiten

  • Enviar facturas electrónicas a las AAPP
  • Conocer en tiempo real el estado de tramitación de las mismas 29
  • Solicitar su anulación
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Agilizar los procedimientos de pago a los proveedores de la AP
  • Erradicar –o al menos reducir– la morosidad de esta.

La entrada por lo tanto de las facturas electrónicas a las AAPP se deberá de hacer o bien manualmente a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas o mediante programas informáticos como Sage Eurowin que realiza de forma automatizada la generación de la factura, la firmando electrónicamente y la envió directamente al FACe.

 

¿OTRAS OBLIGACIONES?

La obligación de emitir facturas electrónicas no solo alcanza a quienes quieran contratar con la Administración, sino que también afecta a las denominadas empresas de servicios “de especial trascendencia económica” (Telecomunicaciones, de servicios financieros, seguros suministro de agua, gas y electricidad)

También deben emitir facturas electrónicas las agencias de viajes, las empresas de transporte de viajeros y las de comercio al por menor, cuando hayan contratado con sus clientes por medios electrónicos.

El Gobierno se reserva la posibilidad de ampliar los supuestos de emisión obligatoria de facturas electrónicas a empresas que presten otros servicios “de especial trascendencia económica” y emitan un elevado número de facturas.

 

¿QUE VENTAJAS TIENE?

Si bien es cierto que la implantación de la factura electrónica puede resultar compleja, no lo es menos que presenta importantes ventajas y ahorros. A las ventajas propias de la eliminación de la factura en papel (ahorro de gastos de envío y de almacenamiento, por ejemplo) se une la agilización de la gestión administrativa, conservando la factura electrónica plena validez a efectos legales y fiscales. Además, se puede obtener una importante automatización de procesos si se integra adecuadamente con los sistemas de gestión empresarial existentes como ocurre con SAGE Eurowin. Por ello, muchas empresas han optado ya por su implantación voluntaria.

La factura es un elemento de fundamental importancia, desde el punto de vista contable y fiscal y su gestión mediante paquetes de software es crucial para su tramitación y control por parte de las empresas. La integración ahora de los procesos de firma y presentación de las facturas electrónicas supone un nuevo reto para las empresas pero que mejorará la eficiencia y servirá para reducir la morosidad enmarcados dentro de las políticas de la Unión Europea.

Sin embargo no hay que obviar, desde un punto de vista práctico, numerosas empresas aún no han implantado la factura electrónica y disponen de poco tiempo para hacerlo. Desde SAGE Eurowin te brindamos nuestro software y nuestra ayuda para hacerlo.

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