Ahorre tiempo y dinero con sistemas de gestión documental.

Imprimir

01_-_gestion_documental.jpgSe entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Las ventajas de una archivo electrónico frente a uno tradicional son evidentes según destacan grandes consultoras como Gartner, Ashburnham, Cap Ventures. Los podemos agrupar:

  1. Se ahorra tiempo en las tareas de gestión de los documentos: El tiempo dedicado por un trabajador a la gestión de documentos supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%.
  2. Se reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos: Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, con un coste estimado de 0,68 euros, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un coste estimado de 0,08 euros. Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando.
  3. Disminuye el riesgo de extravío y los costes que tendría para la empresa, como mínimo tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.
  4. Los tiempos que se pierden volviendo a colocar un documento en su sitio después de una consulta en su lugar físico de origen.
  5. Se reducen los costes estructurales de almacenamiento y el , espacio físico para el mismo
  6. Disminuyen considerablemente los gastos de copia y transferencia de documentos entre personas. Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 euros.
  7. En la reducción del uso del papel: El 96% de documentos críticos circula en papel. El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel. Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.
  8. Reducción de los costes en impresoras y reparación de las mismas
  9. Ahorro de tóner además de que el 19% de los documentos impresos se malgastan
  10. Ahorro de material de archivo

 

Como resumen de todo lo anterior, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos:

 

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.