Las ventajas de una archivo electrónico frente a uno tradicional son evidentes según destacan grandes consultoras como Gartner, Ashburnham, Cap Ventures. Los podemos agrupar:

  1. Se ahorra tiempo en las tareas de gestión de los documentos: El tiempo dedicado por un trabajador a la gestión de documentos supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%.
  2. Se reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos: Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, con un coste estimado de 0,68 euros, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un coste estimado de 0,08 euros. Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando.
  3. Disminuye el riesgo de extravío y los costes que tendría para la empresa, como mínimo tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.
  4. Los tiempos que se pierden volviendo a colocar un documento en su sitio después de una consulta en su lugar físico de origen.
  5. Se reducen los costes estructurales de almacenamiento y el , espacio físico para el mismo
  6. Disminuyen considerablemente los gastos de copia y transferencia de documentos entre personas. Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 euros.
  7. En la reducción del uso del papel: El 96% de documentos críticos circula en papel. El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel. Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.
  8. Reducción de los costes en impresoras y reparación de las mismas
  9. Ahorro de tóner además de que el 19% de los documentos impresos se malgastan
  10. Ahorro de material de archivo

 

Como resumen de todo lo anterior, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos:

 

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.